Comment utiliser Word, Excel et autres apps Microsoft gratuitement et légalement ?

Au début du millenium, les applicationsapplications telles que Microsoft OfficeMicrosoft Office étaient vendues sous la forme d'un CD-ROM. Nous l'achetions une fois pour toutes et pouvions l'utiliser a priori sans limitation de duréedurée.

Et puis, à partir de 2011, Microsoft, à l'instar d'autres éditeurs, a adopté une nouvelle formule, celle de l'abonnement mensuel. À présent, il est demandé par défaut de débourser une somme se situant entre 6 et 10 euros par mois pour bénéficier de Microsoft 365. Un grand nombre de formules sont disponibles. Ainsi, dans le cas de la version Famille, six utilisateurs peuvent accéder aux applications de Office pour les 9,99 € qu'il faut débourser chaque mois.

Il est pourtant possible d'utiliser les principales applications de Microsoft Office gratuitement dans des versions réduites et accessibles uniquement en ligne. Les applications en questions sont Word, Excel, Powerpoint et Outlook. Il est également possible d'accéder à l'application de réunion Teams et OneNote pour la prise de notes.

Quel est l’intérêt de Microsoft à proposer ces versions gratuites ?

À partir de 2006, Microsoft, qui avait longtemps eu une sorte de monopole des applications bureautique, a dû affronter la venue d'un concurrent inattendu : GoogleGoogle. Les applications Google Docs, Google Sheets et Google Slides (présentation) sont accessibles gratuitement depuis un navigateur Web mais aussi sous la forme d'apps AndroidAndroid et AppleApple.

Microsoft se devait donc tôt ou tard de proposer une alternative gratuite. Elle contribue ainsi à conserver tout un public dans l'écosystèmeécosystème Microsoft, quitte à ce que certains soient tôt ou tard tentés d'acquérir des versions plus poussées et donc un abonnement à Microsoft 365.

Quelles sont les limitations des versions gratuites ?

Les versions disponibles en ligne offrent l'essentiel des fonctions que l'on pourrait souhaiter d'un traitement de texte, d'un tableur ou d'un outil de présentation. Quels sont les services manquants ?

Dans la version gratuite de Word, nous n'avons pas accès aux fonctions de révision avancée ou à la traduction automatique. Sous Excel, il manque les tableaux croisés dynamiques, lesquels peuvent servir à réaliser des analyses complexes, et certains outils de simulation avancée. Pour ce qui est de Powerpoint, il faudra se passer de l'outil de conception assistée, de certains effets de transition avancée... 

Accéder à Office en version gratuite

Pour accéder à ces logiciels en version gratuite, il suffit de taper office.com dans un navigateur Web. À partir de là, il faut cliquer sur « Connexion » et entrer ses identifiants Microsoft (soit une adresse outlook ou hotmailhotmail). Si vous ne disposez pas d'un tel identifiant, cliquez sur « Inscrivez-vous à la version gratuite de Microsoft 365 » et suivez la procédure de création d'un identifiant.

Choisissez l'une des applications. Vous avez accès à des versions de Word, Excel, Powerpoint et autres, depuis le Web et pourrez, dans certaines situations, constater une certaine lenteur des opérations, mais cela devrait être assez rare.

Une fois que l’on est connecté à Microsoft 365 version gratuite, les principales applications sont accessibles depuis des icônes sur la barre verticale gauche ou depuis les options de « Créer un élément ». © Microsoft

Les documents stockés sur le cloud

Lorsque vous créez un document Word, Excel ou autre, celui-ci va résider sur le cloud qu'offre par défaut Microsoft, soit un espace gratuit de 5 Go en ligne. L'avantage, c'est que vous pourrez le retrouver depuis n'importe quel ordinateurordinateur, une fois connecté à votre compte Microsoft. Par ailleurs, aucune sauvegardesauvegarde n'est nécessaire : elle est effectuée automatiquement.

Que faire si vous souhaitez intervenir sur un document présent sur le disque de votre PCPC ? Il faut en premier lieu le charger sur le cloud. Voici la marche à suivre.

Sur la barre verticale gauche, cliquez sur « Mon Contenu ». Sélectionnez alors « Charger ». Chargez le fichier souhaité depuis votre disque durdisque dur. À peine est-il chargé que vous le retrouvez ouvert sous l'application ad hoc, par exemple Word.

Les documents sont stockés par défaut sur le cloud de Microsoft. Il a donc fallu charger ce document présent sur un PC dans le cloud avant de pouvoir le modifier avec l'application Word en ligne. © Microsoft

Une fois que vous aurez apporté des modifications à ce fichier, vous le retrouverez sur la page d'accueil de office.com

Pas d’apps gratuites pour mobile

À la différence des apps Google, si vous souhaitez modifier vos documents depuis une tablette ou un smartphone, les apps proposées par Microsoft sont payantes - à l'exception d'un mois gratuit. L'alternative consiste bien évidemment à passer par un navigateur Web sur votre appareil mobile.

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