Bien que cela puisse paraître anodin, les formules de politesse sont pourtant bien plus importantes qu’on ne le croit, et surtout très codifiées. Alors quelle formule de politesse utiliser pour bien terminer un échange par mail ? Voici ce qu’il faut savoir pour éviter tout faux pas en fin de mail.
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Il vous est peut-être déjà arrivé de ne pas savoir quelle formule de politesse utiliser à la fin de votre mail, et vous avez bien fait de douter. Selon que l'on s'adresse à un collègue, à son supérieur ou à une connaissance, la formule de politesse à employer ne sera pas la même. Petit tour d'horizon des formules de politesse à connaître et de leur subtilité.
Pourquoi faut-il soigner sa formule de politesse en fin de mail ?
Tout comme il est important de bien commencer un mail, il est tout aussi primordial de bien le terminer. En effet, c'est sur la formule de politesse que va se terminer votre échange avec votre correspondant et c'est sur ces mots que votre interlocuteur va rester. Vous devez donc laisser une bonne image de votre échange, qu'il s'agisse d'un mail professionnel ou entrant dans le cadre personnel.
Adapter sa formule de politesse au contexte de l’échange
Comme vous pouvez le faire lorsque vous écrivez une lettre manuscrite, vous devez adapter la conclusion de votre mail à la personne à laquelle vous envoyez votre mail. Vous n'aurez pas en effet le même degré de politesse selon s'il s'agit d'un client, de votre patron, ou d'une connaissance plus proche. Au moment de choisir votre formule de politesse, rappelez-vous à qui vous vous adressez et le ton que vous allez adopter.
Les formules de politesse à utiliser avec une personne que l’on connaît bien
Si vous écrivez un mail à une personne que vous côtoyez quotidiennement, comme un collègue de travail par exemple, et que vous connaissez donc assez bien, vous pouvez employer les formules de politesse suivantes :
- A bientôt ;
- Bien à vous / Bien à toi
- Amitiés ;
- A plus ;
- Au plaisir ;
- Amicalement ;
- Bon weekend...
Il s'agit là de formules de politesse à utiliser dès lors que l'on est très proche de la personne car elles ont un degré de familiarité assez élevé. Vous pouvez également l'adapter à l'heure de la journée à laquelle vous envoyez votre mail (bon après-midi, bonne fin de semaine, profite bien de tes vacances...)).
Les formules de politesse à utiliser avec une connaissance
Si vous écrivez un mail à un collègue de travail ou un client avec lequel vous échangez régulièrement mais sans dépasser le cadre strictement professionnel, il vous faudra utiliser plutôt les formules de politesse suivantes :
- Cordialement ;
- Bien cordialement ;
- Bien sincèrement ;
- Sincères salutations ;
- Meilleures salutations.
Ces formules de politesse sont adaptées pour des relations de travail suivies, mais qui impliquent une certaine hiérarchie.
Les formules de politesse à utiliser pour une personne que l’on ne connaît pas
Si votre mail est à destination d'un personne que vous ne connaissez pas, il faudra utiliser des formules de politesse plus formelles et neutres de types :
- Sincères salutations ;
- Mes salutations distinguées ;
- Meilleures salutations ;
- Cordialement ;
- Sincèrement.
Ces formules, utilisables également avec des personnes que l'on connait un peu, sont plutôt neutres et passe-partout. Elles évitent un quelconque malentendu et terminent l'échange d'une façon sobre et respectueuse.
Quelles sont les formules à éviter en fin de mail ?
Il est important d'éviter certaines erreurs lorsque l'on conclut un mail :
- évitez à tout prix les abréviations : Cdt (Cordialement), Bàv (Bien à vous), Slt (Salutations). Cela démontre que vous avez terminé rapidement votre mail, sans prendre soin de bien saluer votre interlocuteur, et risque de donner une image peu respectueuse de votre part ;
- ne tentez pas de jeux de mot hasardeux, qui pourraient être mal perçus par votre destinataire. N'oubliez pas que vous êtes à l'écrit, et que votre lecteur n'a pas l'intonation de votre voix pour comprendre le contexte de vos propos ;
- évitez également les formulations trop pompeuses ou désuètes comme "Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments dévoués", "Veuillez croire, cher Monsieur, à mes sentiments cordiaux", "Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, l'assurance de ma considération distinguée"... Ce genre de formulation rend la fin de votre mail lourde et peu engageante ;
- évitez enfin l'utilisation de gifs ou d'émojis pour terminer vos mails.
