Aujourd’hui, tous les services de l’entreprise sont gérés numériquement. La raison est certainement liée à l’omniprésence du numérique, à sa facilité de transmettre, de partager, de travailler. Il est également possible d’utiliser un logiciel à distance, d’archiver et de conserver des données sécurisées sans accumuler des piles de papier. Pour le service des ressources humaines d’une entreprise, l’utilisation d’un logiciel dédié s’avère donc pratique, voire indispensable.
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Le service RH est capital au sein d’une grande entreprise. Pour rappel, sa mission principale consiste à recruter le personnel nécessaire au bon fonctionnement de l’entité. D’un point de vue global, le service RH gère l’emploi et les compétences inhérentes à l’entreprise, il s’occupe de la rémunération du personnel et des conditions de travail des salariés.
À quoi sert un logiciel de ressources humaines ?
L’installation et l’utilisation d’un logiciel RH au sein d’une entreprise n’est pas seulement un support d’aide au fonctionnement du service des ressources humaines, il s’agit d’un véritable outil RH qui fait partie intégrante du travail des collaborateurs RH. Ce type de logiciel est également appelé logiciel SIRH ; SIRH étant l'acronyme signifiant « Système d’information de gestion des ressources humaines ». Mais alors, qu’est-ce qu’un SIRH ? L’objectif de ce logiciel est avant tout d’améliorer la gestion des ressources humaines et de la masse salariale d’une entreprise. Le logiciel de gestion en ressources humaine est un seul et même outil qui réunit les modules et les fonctionnalités pléthoriques utilisés par les salariés RH pour faciliter leurs différentes missions.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion RH ?
Les fonctionnalités du système d’information RH sont souvent regroupées en divers modules, chacun étant complété par les diverses tâches qui incombent au service. Ainsi, et pour exemple, le module « Suivi du temps » ou « Gestion du temps » intègre des outils relatifs aux absences des salariés, vacances comprises, mais aussi la gestion de leur temps de travail afin d’évaluer leur productivité, et enfin la gestion des plannings qui peuvent être différents en fonction des postes.
Le module nommé « Gestion des talents » enregistre les entretiens et évaluations du personnel pour un suivi de leurs performances, de leur développement personnel et des formations que chacun a pu effectuer. Cette « Gestion des talents » implique également le recrutement de nouvelles compétences, l’arrivée et le départ des salariés dans l’entreprise, la gestion des diverses formations et le suivi des objectifs de chaque collaborateur.
La partie juridique et financière est un point non négligeable du travail quotidien en ressources humaines. Ainsi, un logiciel de management des ressources humaines intègre à l’évidence un module qui incorpore les fonctionnalités suivantes : suivi et données de paie du personnel, notes de frais des salariés, mais aussi la possibilité d’accéder à des signatures électroniques pour valider des contrats ou des accords ou encore celle de pouvoir conserver des documents importants au sein d’un coffre-fort numérique et sécurisé. Autre point important, la mise à jour des données s’opère en temps réel pour des informations sûres.
Le logiciel RH est également en mesure de mettre à la disposition des collaborateurs RH certains outils comme l’organigramme de la société, les notes de services, mais aussi les événements de l’entreprise. Il peut, en outre, intégrer un portail destiné aux employés avec un accès sécurisé à des informations personnelles, à des documents…
Quels sont les avantages reconnus dans l’utilisation d’un logiciel sirh ?
L’installation d’un logiciel gestion RH sur les postes de travail des collaborateurs RH va faciliter la réalisation de leurs tâches administratives. Sans compter que le gain de temps dégagé par l’utilisation d’un SIRH est incontestable, permettant au service RH de gagner en productivité à travers notamment l’automatisation de certaines tâches comme la création des emplois du temps. Cette valeur ajoutée peut, par exemple, amener les collaborateurs à davantage se concentrer sur le facteur humain de l’entreprise. De fait, cet outil dédié aux RH réduit les risques d’erreurs pouvant auparavant impacter la productivité du service (plannings ou vacances qui se chevauchent…), une façon de gagner en sérénité et en fiabilité.
Le logiciel SIRH s’adapte de plus à la société, il peut se paramétrer et est personnalisable.
Grâce à cet outil, les salariés peuvent communiquer plus facilement et plus rapidement avec le service RH pour un quelconque besoin (demande de congés, dépôt d’une note de frais, demande d’entretien…). Son utilisation reste fluide et assez intuitive pour être accessible et maîtrisable par tous.
Seule véritable solution RH numérique, le logiciel de gestion en ressources humaines regroupe en une unique interface la totalité des documents relatifs à la gestion des ressources humaines comme les contrats de travail, les soldes de tout compte, etc. L’usage quotidien d’un logiciel de gestion RH apporte des avantages non négligeables sur certains points : performance, amélioration de la productivité, facilité de gestion, sécurisation des données, conformité légale. L’amélioration de ces aspects amène inexorablement chaque jour une meilleure qualité de travail.
