Confinement : comment réussir les réunions à distance

Que vous soyez bloqué en confinement, ou qu'il s'agisse de votre télétravail quotidien, les réunions sont un incontournable des journées de travail. Mais passer d'une salle de réunion à une réunion à distance au téléphone ou par webcam, cela ne s'improvise pas. Voici quelques astuces pour réussir ces réunions à distance pendant votre confinement.

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Réunion à distance : de l'ordre et de la méthode

On a tendance à l'oublier, mais une réunion de travail nécessite une certaine organisation, comme au bureau. Cela est d'autant plus vrai lorsque la réunion se passe à distance. En effet, ce qui peut passer en présentiel pour une séance d'introduction au sujet, pourra laisser un goût d'amateurisme et d'incompréhension à distance ! Une réunion à distance rondement menée, ce sont quelques critères à respecter comme par exemple : 

• Un ordre du jour

On ne le dira jamais assez, une réunion doit être cadrée avec un sujet, les intervenants concernés par la thématique, sans oublier une « timeline ».

• Des supports

Gardez vos documents déjà ouverts sur votre poste afin d'éviter d'avoir à les chercher pendant la réunion.

• Des participants

À distance, on ne ressent pas les réactions des interlocuteurs, la voix est dénaturée par le téléphone et le casque, l'image est trop petite pour bien percevoir. Aussi, il faut organiser la parole : tout le monde doit pouvoir s'exprimer, chacun son tour calmement ; et demander le feedback de tous les intervenants.

• Un compte-rendu

Afin d'éviter toute ambiguïté inhérente à la qualité sonore, au (re)sentiment des intervenants, parfois à leur manque d'attention (les distractions sont faciles quand on est chez soi), il est indispensable de faire un compte-rendu de la réunion de travail en séance pour être sûr de s'être bien fait comprendre. N'oubliez pas de confirmer la décision, et de faire un tour de table de tous les intervenants.

Pour réussir ses réunions à distance pendant le confinement, un casque audio relié au téléphone suffit pour pouvoir continuer à travailler avec ses collaborateurs. © Tetiana Soares, Adobe Stock

Réunion à distance : quelles solutions ?

La première, et la plus simple, est la téléconférence téléphonique ou « telco ». C'est une réunion au téléphone, sans vidéo ni partage de support. La rusticité de cet outil fait qu'il est désormais délaissé.

La vidéo conférence ou visio-conférence : ce système requiert des infrastructures réseau spécifiques et propres à l'entreprise pour transmettre l'image et le son (écrans, micros, caméras...). Dans le cas du télétravail, cet outil n'est peu ou pas utilisé. Aucun, ou très peu de collaborateurs, n'est équipé de ce type d'outil.

La Web-conférence ou conférence en ligne : il s'agit d'une application en ligne reprenant le principe de la visio-conférence (vidéo et audio) mais en y ajoutant d'autres outils comme le partage de documents, chat, tableau blanc, prise en main à distance...

Cet outil est parfait pour le télétravail ou plus simplement pour réaliser des réunions quand il n'y a pas de salle dédiée... Zoom, Teams, Skype, Webex, FlashFlash Meeting, de nombreux outils et applications offrent des versions gratuites ou payantes permettant l'organisation de réunions à distance.

Réunion à distance : comment préparer une webconférence ?

Pour réussir sa réunion à distance, voici quelques points à respecter.

• Installez-vous dans une pièce au calme, pas de contre-jour, le décor doit être soigné et le plus neutre possible : les photos des vacances accrochées au murmur dans le fond, la musique d'ambiance et l'équipement Hi-Fi qui fait des jaloux seront à éviter). Positionnez-vous face à une source de lumière et face à la webcamwebcam.
• Préférez le câble Ethernet et demandez à la famille de couper les téléchargements et autres Netflix trop gourmands si vous n'avez pas la fibre optiquefibre optique (prévenez votre entourage de ce rendez-vous professionnel et demandez du calme aux enfants).
• Préparez votre ordinateurordinateur en fermant les applications inutilement ouvertes et n'hésitez pas à redémarrer votre ordinateur (et cela réinitialisera votre connexion VPN).
• Ouvrez les supports qui devront être partagés lors de la réunion et préparez un bloc note pour le compte-rendu.
• Équipez-vous idéalement d'un casque.
• Connectez-vous quelques minutes avant et préparez la disposition des outils à l'écran (bloc note, chat...).
• Dernier conseil, coupez le son quand vous ne parlez pas. Cela évitera les déclarations un peu trop spontanées.    

Et bien sûr, quittez votre pyjama pilou-pilou le temps de la réunion !